Çalışan Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Metni
Bu metin Gi Design Co Tasarım Ticaret Limited Şirketi (Şirket) tarafından, Şirket çalışanlarına ait kişisel verilerin Kanun kapsamında işlenmesine ilişkin Şirket’in beyan ve açıklamalarını içermektedir. Bu kapsamda metnin uygulama alanı, Şirket çalışanlarına ait kişisel verilerin işlenme süreçleridir. Lütfen bu aydınlatma metnini dikkatlice okuyarak, Şirket bünyesinde bu süreçte işlenen verilerinize ilişkin hükümleri inceleyiniz. Kanun uyarınca kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak Şirket tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.
Bu metinde yer alan kavramlar, Kanun uyarınca aşağıdaki anlamlara sahiptir:
Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeye dayanan, tereddüte yer bırakmayacak açıklıkta, sadece o işlemle sınırlı olarak verilen onayı,
Anonim hale getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,
Çalışan: Şirket’in resmi kayıtlarında yer alan personellerini,
Kişisel veri sahibi (ilgili kişi): Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin, ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi, veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti, ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
Aşağıda, Şirket nezdinde çalışanların hangi verisinin işlendiği açıkça yer almaktadır.
|
Çalışan |
Kimlik Bilgisi |
Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, doğum yeri, medeni hali, uyruk |
|
İletişim Bilgisi |
Ev adresi ve paylaşılan diğer adresler, e-posta, cep telefonu |
|
|
Lokasyon |
Bu veri kategorisi uzaktan çalışma yapıldığı durumlarda bulunduğu yerin genel konum bilgisini içermektedir |
|
|
Özlük ve Finans Bilgisi |
İkametgâh, iş mülakatları ve değerlendirmeler, öğrenim durumu, performans değerlendirmeleri, banka hesap numarası, pozisyon/ departman/ unvan bilgisi, son alınan ücret bilgisi |
|
|
Mesleki Deneyim |
Diploma bilgileri, sertifikalar |
|
|
Sağlık Bilgileri |
Sağlık raporu (Ücretli izin alınacağı durumlar için) |
|
|
Ceza Mahkûmiyet Bilgileri |
Sabıka kaydı gibi veri türleri |
|
|
Diğer Bilgileri |
Mesleki gelişime ilişkin bilgiler |
|
|
Hukuki İşlem Bilgisi |
Sözleşmeler, Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, Dava dosyasındaki bilgiler gibi veri türleri |
|
|
İşlem Güvenliği |
IP adresi bilgileri, İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, Şifre ve parola bilgileri gibi veri türleri |
|
|
Risk Yönetimi |
Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler gibi veri türleri |
|
|
Görsel ve İşitsel Kayıtlar |
Görsel ve İşitsel kayıtlar gibi veri türleri |
|
|
Fiziksel Mekan Güvenliği |
Çalışanların giriş çıkış kayıt bilgileri, Kamera kayıtları gibi veri türleri |
Şirket, çalışanların iş başvurusu ve işe alım süreçlerinde, iş ilişkisinin devam ettiği süre boyunca ve ilişki sona erdikten sonra bazı sınırlı durumlarda kişisel verileri, Şirket nezdindeki her bir veri işleme faaliyeti sürecindeki detayı ile birlikte aşağıdaki yöntemler ile temin etmektedir:
- Çalışan için; iş başvurusu sırasında başvuru formu aracılığıyla önceden talep etmiş olduğumuz veya iş başvurunuz sırasında CV’niz vasıtasıyla paylaştığınız kişisel verilerinizi, fiziksel veya elektronik ortamda iletmeniz suretiyle otomatik olan ve otomatik olmayan yollarla,
- Çalışan için; iş başvurusu sırasında gerçekleştirilen mülakatlarda sözlü ve yazılı olarak otomatik olmayan yollarla,
- Çalışan için; işe girişinizin sağlanması ve özlük dosyanızın oluşturulabilmesi adına gerekli bilgi ve belgelerin fiziki olarak veya elektronik ortamda toplanması ve işe başladığınızda tarafınıza kurum içi politikaların sunulması suretiyle otomatik olan ve otomatik olmayan yollarla,
- Çalışan için, üzerine zimmetlenen bilgisayarlar ile otomatik olarak,
- Çalışan için; verilen eğitimler esnasında yazılı olarak veya bilgisayar aracılığıyla otomatik olarak veya otomatik olmayan yollarla,
- Çalışan için; temin edilen özlük bilgilerinin bordrolama faaliyeti esnasında ilgili elektronik bordrolama sistemine girilmesi vasıtasıyla otomatik olarak,
Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, bu verileri Şirket’e açıklamanıza konu olan Kanun’un 4. maddesinde yer alan şartlara ve ilkelere uygun olarak; Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahlinde işlenebilecektir.
Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, bu verileri Şirket’e açıklamanıza konu olan ve aşağıda sıralanan amaçlarla; Kanun’un 4., 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde işlenebilecektir:
- Şirket'in İnsan Kaynakları Politikaları ve Süreçlerinin Planlanması ve İcra Edilmesi, Çalışanların İş Faaliyetlerinin ve Sürekliliğinin Takibi ve/veya Denetimi; Çalışanlara Yönelik Etkinlik Yönetiminin Planlanması ve İcrası; Şirket içi Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası; Bilgi Teknolojileri Alt Yapısının Oluşturulması ve Yönetilmesi; Çalışanlara Yönelik Finans ve/veya Muhasebe İşlerinin Takibi; Şirket'in Ticari ve/veya İş Stratejilerinin Planlanması ve İcrası, Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi.
- Çalışanlara Yönelik Şirket Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası; Şirket Çalışanları İçin İş Akdi ve/veya Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi; Çalışanların Ücret Yönetimi; Çalışanların Bilgiye Erişim Yetkilerinin Planlanması ve İcrası; Çalışanların Yetenek - Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası; Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatlerin Planlanması ve İcrası; Personel Temin Süreçlerinin Yürütülmesi; Şirket İçi Atama-Terfi ve İşten Ayrılma Süreçlerinin Planlanması ve İcrası; Çalışanların Performans Değerlendirme Süreçlerinin Planlanması ve Takibi; Çalışanların İş ve/veya Üretim Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması ve Değerlendirilmesi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası ve Buna Bağlı İş Süreçlerinin Yürütülmesi; ve Çalışan Kişisel ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerinin Kanundan Kaynaklı Yükümlülükler Kapsamında Saklanması/Depolaması gibi süreçlerin yürütülmesi.
- Çalışan İş İlişkilerinden Kaynaklanan Hukuk İşlerinin Takibi; Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi; Şirket Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası; Verilerin Doğru ve Güncel Olmasının Sağlanması, Şirket Operasyonlarının Güvenliğinin Temini olmak üzere; Şirket'in İnsan Kaynakları Politikaları ve Süreçlerinin Planlanmasının ve İcra Edilmesi; Çalışanların hukuki, teknik ve idari güvenliğinin temin edilmesi; İş Sağlığı ve/veya Güvenliği Süreçlerinin Planlanması ve/veya İcrası; Şirket Yerleşkeleri ve/veya Tesislerinin Güvenliğinin Temini olmak üzere; Şirket Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini gibi iş süreçlerinin yürütülmesi.
Toplanan çalışan kişisel verileri; yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve bu amaçların yerine getirilmesi ile sınırlı olarak; tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumlarına ve özel kişi veya kuruluşlar ile üçüncü kişilere Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecek, yurtiçinde işlenebilecektir.
Ayrıntılı olarak kişisel verilerinizin kimlerle ve hangi amaçlarla paylaşılabileceği aşağıda örnek olarak belirtilmiştir:
Şirketin iç ve dış denetimlerden geçmesi sırasında kişisel verileri mali müşavir ile paylaşılması; İş seyahatleri kapsamında ulaşım ve konaklama işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için iletişim verilerinin turizm firmaları ile paylaşılması; Şirket’in güvenliğinin sağlanması amacıyla kamera kayıtları gibi verilerin tedarikçi ile paylaşılması ve Çalışanlara yemek gibi yan hakların sağlanması amacıyla kimlik ve iletişim verilerinin tedarikçi firma ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.
Kamu kurum ve kuruluşları ile resmi makamlar ile gerçekleştirilen kişisel veri paylaşımı ise aşağıdaki gibidir:
Personel işe giriş ve çıkış bilgilerinin yasal zorunluluklar nedeniyle karakol ve SGK ile paylaşılması; SGK ve Sağlık Bakanlığı denetimi sırasında çalışan kişisel verilerinin SGK ile paylaşılması; Kanundan kaynaklanan zorunlu vergi beyannamelerinin yapılması amacıyla kişisel verilerin Vergi Dairesi ile paylaşılması; Ruhsat alınması gibi noter nezdinde gerçekleştirilmesi gereken işlemler olduğunda ilgili çalışanların kişisel verilerinin noter ile paylaşılması; ve Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması amacıyla finansal bilgilerin banka ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.
İlaveten Şirketin faaliyet konusunu yerine getirebilmesi ve ilgili Proje içerisinde ortak olarak çalışılabilmesi için isim soyisim ve iletişim bilgisi ile sınırlı olmak üzere yurtdışında bulunan Proje ortağına aktarılabilecektir. Bu durumda da kişisel aktarılan kişisel veriler, ilgili Proje ortağı bünyesinde Türk hukukuna ve ilgili ülkenin hukukuna göre etkin bir şekilde korunacaktır. Bu çerçevede Şirketin Proje ortağı olduğu yani ortak ekonomik faaliyette bulunduğu diğer şirketlerin de uymakla yükümlü oldukları, kişisel verilerin korunmasına ilişkin hükümler ihtiva eden bağlayıcı şirket kuralları bulunacaktır.
Kişisel verileriniz Şirket tarafından farklı kanallar ve farklı hukuki sebeplere dayanarak fiziki ve/veya elektronik ortamlarda toplanmakta ve kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza edilmekte olup bu azami süreler aşağıdaki gibidir:
Çalışan verilerinin saklama süresi 4857 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun ve ilgili mevzuat gereği çalışan ile sözleşmesel ilişki süresince ve sona erdikten itibaren 10 yıl olarak saklanmaktadır. Fiziksel ve Mekan Güvenliği için yapılan kayıtlara ilişkin saklama süresi ise 3 ay olarak saklanmaktadır.
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi belirtmek ve kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla Şirket’in resmi e-maili info@asberg-group.com email adresi ile ya da ilgili mevzuat uyarınca belirtilen diğer yöntemlerle üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz.
Kanun’un 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ" istinaden aşağıdaki bilgiler ile gerçekleştirebilirsiniz:
- Başvuru sahibinin adı soyadı,
- Başvuru sahibi Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı ise TC Kimlik Numarası, değil ise uyruğu ile birlikte pasaport numarası veya var ise kimlik numarası,
- Başvuru sahibinin tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
- Başvuru sahibinin bildirime esas elektronik posta adresi, telefon veya faks numarası,
- Talep konusu,
- Talep konusuna istinaden bilgi ve belgeler,
- Başvuru yöntemleri ve
- Başvuru yazılı ise imza.
Belirtilen yöntemlerle taleplerinizi bize iletmeniz durumunda Şirket, talebinizin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirket tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizi belgelendirilmesi, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğinizi tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
İşbu Çalışan Aydınlatma Metni’ni eksiksiz bir şekilde okuyup anladığımı beyan ederim.
Ad Soyad:
Tarih:
İmza:
Gİ DESİGN CO TASARIM TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
ÇALIŞAN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ AÇIK RIZA METNİ
Şirket tarafından; insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası, çalışan özel nitelikli kişisel verilerinin mevzuattan kaynaklı yükümlülükler kapsamında saklanması, yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, müşteri veri güvenliğinin sağlanması ve iş sağlığı ve/veya güvenliği süreçlerinin planlanması ve/veya icrası amaçlarıyla sağlık bilgisi ve ceza mahkumiyet bilgisi başta olmak üzere Özel Nitelikli Kişisel Verilerimin “Şirket Çalışan Aydınlatma Metni” kapsamında işlenmesini kabul ediyorum.
Kabul ediyorum ☐
Kabul etmiyorum ☐
Ad Soyad:
Tarih:
İmza: